Contar con proveedores confiables es clave para garantizar el éxito del negocio. Ya sea que trabajes con proveedores de servicios tecnológicos, logística o cualquier otra área, su desempeño influye directamente en la calidad de tu producto o servicio. Además, también es fundamental evaluar los riesgos de ciberseguridad asociados a las terceras partes dentro de la evaluación de proveedores.
Si quieres asegurarte de que tu empresa trabaja con las mejores terceras partes, necesitas un método sólido para seleccionarlas, controlarlas y, muy importante, gestionar el riesgo que pueden suponer. Con Kartos, puedes obtener una valoración precisa del riesgo de potenciales terceros y evaluar la madurez de su estrategia de ciberseguridad con el objetivo de proteger tu organización.
¿Qué es la evaluación de proveedores y por qué es importante?
La evaluación de proveedores es el proceso mediante el cual una empresa analiza y califica el desempeño de las terceras partes con las que trabaja.
No solo se trata de elegir proveedores, sino también de revisar periódicamente su rendimiento para garantizar que cumplen con los estándares de calidad, coste y plazos que necesitas, entre otras cuestiones. Pero no debemos olvidar que una gestión efectiva de proveedores no está completa sin un análisis de la ciberseguridad, puesto que cada proveedor supone un posible punto de entrada para amenazas externas.
Si un proveedor no cumple con las expectativas, puede generar retrasos, aumentar los costes o incluso afectar la reputación de tu empresa. Por eso, un buen sistema de evaluación ayuda a:
- Elegir los proveedores más adecuados desde el inicio.
- Reducir riesgos en la cadena de suministro.
- Asegurar la calidad de los productos o servicios.
- Evitar costes innecesarios.
- Cumplir con normativas y regulaciones.
Ahora que sabemos por qué es tan importante, veamos cómo puedes llevar a cabo este proceso en tu empresa.
Criterios de evaluación de proveedores
No todos los proveedores son iguales ni tienen la misma importancia dentro de tu negocio. Por ello, es fundamental definir criterios de evaluación de proveedores que se adapten a tus necesidades. Estos son algunos de los más utilizados:
1. Calidad del producto o servicio
El primer criterio a evaluar es la calidad. No importa si es un proveedor de servicios tecnológicos o un fabricante de piezas, su nivel de calidad debe ajustarse a lo que esperas. Para medirlo, puedes revisar aspectos como:
- Materiales utilizados.
- Certificaciones de calidad.
- Resultados de auditorías o inspecciones.
- Tasa de defectos o fallos.
2. Cumplimiento de plazos
Un proveedor que entrega tarde puede generar problemas en la producción o en la prestación de tus servicios. Para evaluar este criterio, puedes medir, por ejemplo, su porcentaje de entregas puntuales o la capacidad de respuesta ante urgencias.
3. Precio y condiciones de pago
El coste es un factor clave en cualquier negocio, pero no siempre el proveedor más barato es la mejor opción. Evalúa:
- Relación calidad-precio.
- Flexibilidad en pagos y financiación.
- Transparencia en costes adicionales.
4. Capacidad de respuesta y servicio postventa
Un buen proveedor no solo cumple con los plazos, sino que también responde cuando surgen problemas. Para valorarlo, ten en cuenta aspectos claros como el servicio de atención al cliente.
5. Sostenibilidad y responsabilidad social
Cada vez más empresas valoran que sus proveedores sean responsables con el medio ambiente y con la sociedad. Teniendo en cuenta el uso de materiales sostenibles, el cumplimiento de normativas medioambientales o las buenas prácticas laborales y de inclusión.
6. Ciberseguridad
Previamente, al inicio de la relación comercial, algunos criterios destacados en cuanto a ciberseguridad que las empresas deben tener en cuenta son, la madurez de su estrategia de ciberseguridad, la protección ante amenazas y las soluciones de ciberseguridad en caso de brechas de seguridad.
Para una evaluación completa, Kartos proporciona una plataforma que automatiza la detección de riesgos de terceros y enésimos en tiempo real, asegurando una gestión eficaz del riesgo durante toda la relación comercial.
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Procedimiento de evaluación de proveedores
Ya tienes claros los criterios, pero ¿cómo puedes aplicar un procedimiento de evaluación de proveedores de forma efectiva? Aquí te dejamos una guía paso a paso:
1. Define los criterios de evaluación
No todos los proveedores deben cumplir con los mismos requisitos. Por ejemplo, un proveedor de software tendrá criterios diferentes a un proveedor de materias primas. Por ello, es importante que antes de empezar la evaluación determines qué aspectos son prioritarios en cada caso.
2. Recoge información
Para evaluar correctamente a los proveedores, necesitas datos objetivos. Algunas formas de obtener información son:
- Auditorías o inspecciones.
- Encuestas de satisfacción.
- Registros internos de incidencias.
- Documentación del proveedor (certificaciones, licencias, etc.).
3. Asigna una puntuación
Una forma sencilla de evaluar proveedores es asignar una puntuación a cada criterio, por ejemplo, de 1 a 5. Puedes hacer un cuadro de evaluación y calcular una media ponderada según la importancia de cada criterio.
Si un proveedor obtiene una puntuación baja, es posible que debas buscar alternativas o renegociar condiciones.
4. Toma decisiones y haz seguimiento
Una vez obtenidas las puntuaciones, decide qué proveedores seguirán trabajando contigo y cuáles deben mejorar. Es recomendable hacer revisiones periódicas, por ejemplo, cada seis meses o un año, para asegurarte de que el proveedor sigue cumpliendo con los estándares.
Mejores prácticas para gestionar proveedores
Para que la gestión de proveedores sea efectiva, aquí tienes algunos consejos clave:
- Negocia acuerdos claros. Establece contratos bien definidos para evitar malentendidos.
- Fomenta relaciones a largo plazo. No se trata solo de evaluar, sino de construir relaciones de confianza.
- Digitaliza el proceso. Utiliza software de gestión para llevar un mejor control de la información.
- Monitoriza continuamente la seguridad de tus proveedores. Asegúrate de que cumplan con los estándares de protección de datos.
- No dependas de un solo proveedor. Diversifica para reducir riesgos en caso de fallos o imprevistos.
La evaluación de proveedores de servicios y productos no es un simple trámite, sino una herramienta clave para optimizar el rendimiento de tu empresa. Un proveedor ineficiente puede generar riesgos a tu negocio, mientras que uno fiable y bien gestionado puede convertirse en un gran aliado.
Si implementas un procedimiento de evaluación de proveedores con criterios bien definidos y realizas un seguimiento continuo, mejorarás la calidad, reducirás riesgos y asegurarás el crecimiento sostenible de tu empresa.
Con Kartos, puedes simplificar y mejorar este proceso, garantizando el cumplimiento normativo, la mitigación de riesgos de seguridad y la protección de la información en tu cadena de suministro.